مدیریت زمان برای رسیدن به موفقیت و تأثیرگذاری بیشتر
اهمیت مدیریت زمان برای اجرایی‌سازی اصل پارتو (قانون ۸۰/۲۰)
اگر تعداد ساعات روز برای همه رهبران یکسان است پس چطور به نظر می‌رسد که برخی رهبران، کارهای بیشتری را نسبت به بقیه به سرانجام می‌رسانند چطور می‌توانند کار بیشتری بکنند. دستاورد بیشتر، درآمد بیشتر و دارایی بیشتری داشته باشند. اگر زمان واحد پول موفقیت است چطور است که برخی موفقیت بیشتری کسب می‌کنند.
اکثر رهبران، زمان زیادی را صرف کارهای کم‌ارزش می‌کنند. این کار، مانع پیشرفت آن‌ها در مسیر چیرگی بر اهداف می‌شود. جای تعجب نیست که بسیاری از افراد، هنگامی‌که با زمان مسابقه می‌دهند احساس می‌کنند که در حال درجازدن هستند.
درحالی‌که بسیاری از وظایف و پروژه‌ها می‌توانند برون‌سپاری شوند. برخی می‌توانند بدون هیچ مشکلی، به طور کامل نادیده گرفته شوند. با اولویت‌دادن به وظایف باارزش و قراردادن بقیه در قسمت کم‌اهمیت، می‌توانیم کنترل زمانمان را پس بگیریم و قادر خواهیم بود وقتمان را صرف مواردی کنیم که بیشترین تأثیر را در مسیر چیرگی بر اهداف دارند و بیشترین حس موفقیت را به ما هنگامی‌که به میل خود و با آگاهی، تصمیم بگیریم سرعت زندگی خودمان را کاهش دهیم، متوجه خواهیم شد که زمان، عنصری است که طولانی‌شدن یا کوتاه‌شدن آن بسته به تفکر و اعمال روزانه ما دارد.
بنابراین تلاش برای کاهش شدت نگرانی‌هایمان و دوری از کار بیش از حد معمول (ازنظر زمانی) باعث می‌شود که زمانی را در زندگی برای خود ایجاد کنیم که باعث شود حکمت و خردمندی بتواند در آن فرصت و مجال رشد یابد. در حقیقت حکمت در درون رابطه‌ای کاملاً متفاوت با زمان، خود را ظاهر می‌سازد. پس اگر می‌خواهیم جهان خود را دگرگون سازیم، منطقی‌ترین روش این است که رابطه خود را با زمان دگرگون نماییم.
درواقع، زمانی که ما آگاهانه رابطه خود را با زمان تغییر می‌دهیم اطرافیان ما متوجه این دگرگونی می‌شوند. همین امر موجب می‌شود تا کسانی که در دام زمان گرفتار شده‌اند با نگاه‌کردن به ما و الگوبرداری مناسب، شهامت لازم را برای دخل‌و‌تصرف در زمان (در محدوده زندگی خود) بیابند. زمانی که از رابطه مناسب خود با زمان در محدوده زندگی فردی و جمعی آگاهی شدیم، به شکلی زیبا وجود قدرت را در زندگی خود احساس
زمان به‌اندازه موقعیت در تفکر استراتژیک مهم است و دانستن اینکه چگونه از زمانمان استفاده می‌کنیم، از ما یک استراتژیست پیروز خواهد ساخت. برای انجام این کار، باید تفکرمان درباره زمان به‌عنوان امری انتزاعی و غیرواقع‌بینانه را متوقف کنیم.
درواقع، از لحظه‌ای که متولد شدیم، زمان تنها چیزی است که داریم. مردم می‌توانند اموال خود را نابود کنند، اما به جز قتل، حتی قدرتمندترین متجاوزان نمی‌توانند وقت و زمان را از ما بگیرند؛ مگر اینکه خودمان به آن‌ها چنین اجازه‌ای را بدهیم. حتی در زندان، وقت متعلق به ماست. ازاین‌رو وقت و زمان خود را صرف اموری نکنیم که انتخابشان بیش از فقط یک اشتباه است و زمان ازدست‌رفته، هرگز نمی‌تواند دوباره به
زمان، سکه زندگی تو است. تو خرجش کن. نگذار دیگران آن را برای تو خرج کنند. (کارل سند برگ، شاعر و نویسنده آمریکایی)
ارتباط مدیریت زمان و استراتژی اصل پارتو
به این نتیجه رسیدیم که باید از رویکرد درستی برای انجام کارها بهره بگیریم و تعداد کارها را کم کنیم. اگر در هر چیزی که می‌خواهیم به دست آوریم، بهترین فرصت و موقعیت را می‌خواهیم رویکردمان همیشه باید یک چیز باشد و آن این است که تعداد کارها را کم کنیم. کم‌کردن تعداد کارها یعنی اینکه از هر کاری که می‌توانیم انجام دهیم صرف‌نظر کنیم و فقط همان کاری را بکنیم که برایمان بهترین است.
به یاد داشته باشیم که اهمیت همه کارها با هم برابر نیست و باید کارهایی را که از همه مهم‌ترند مشخص کنیم، این رویکرد مبتنی بر این نگرش است که نتایج فوق‌العاده با محدودیت هرچه بیشتر دامنه تمرکز انسان، رابطه مستقیم دارد وقت و انرژی ما محدود است بنابراین کاری هم که می‌توانیم انجام دهیم محدود است.
بنابراین، در مسیر چیرگی بر اهداف، ما هر روز با تصمیمات سختی مواجه می‌شویم، چرا که منابع محدودی داریم (مثل زمان، پول، انرژی، توجه و…) و باید آن‌ها را به نحوی مصرف کنیم که به ما اجازه می‌دهد بیشترین استفاده را از آن‌ها ببریم؛ اما گرفتن چنین تصمیماتی اغلب دشوار است. وقتی‌که به تقاضاهای مختلف در زندگی، کسب‌وکار و سازمانمان، اهمیت یکسانی اختصاص می‌دهیم، گزینه‌های مطلوب‌تر در حالت ابهام قرار می‌گیرند؛ بنابراین دچار شک‌و‌تردید می‌شویم. از انتخاب اشتباه می‌ترسیم و با عدم فعالیت، فلج می‌شویم.
اصل پارتو (قانون ۸۰/۲۰)، راه ساده‌ای برای خروج از این باتلاق روحی ارائه می‌دهد. این روش به ما اجازه می‌دهد تا به‌سرعت تقاضاهایی که ربطی به اهداف ما ندارند را شناسایی کنیم. این کار فرآیند تصمیم‌گیری را سرعت می‌بخشد، درنتیجه تقاضاهای نامربوط محو می‌شوند.
حجم اضافی اطلاعات، زمانی اتفاق می‌افتد که حجم اطلاعاتی که داریم، باعث مبهم شدن موضوع و مانع توانایی ما در یادگیری یا تصمیم‌گیری شود. این شبیه این است که بخواهیم از لوله آتش‌نشانی که آب با فشار بالا دارد، یک لیوان آب پر کنیم یا بخوریم. همان‌گونه که گفته شد، ۸۰ درصد اطلاعاتی که می‌توانیم در مورد یک موضوع جمع‌آوری کنیم، بی‌فایده است. این کار، فقط در خدمت فرسوده کردن تمرکز ماست و به‌صورت بی‌فایده‌ای، امور را پیچیده می‌کند.بهتر است آن‌ها را نادیده بگیریم.
آلبرت انیشتین: «تا زمانی که به‌خاطر زمان جریمه نشوی قدر زمان را نمی‌دانی»
استراتژی اصل پارتو در عمل
اگر قصد داریم یک تصمیم مهم بگیریم یا یک مهارت جدید کسب کنیم، استراتژژی اصل پارتو (قانون ۸۰/۲۰) به ما کمک می‌کند تا از گرفتار شدن در تجزیه‌وتحلیل بیش از حد خودداری کنیم.
از اصل پارتو (قانون ۸۰/۲۰) برای انتخاب اهداف و پروژه‌هایی در مسیر چیرگی بر اهداف استفاده کنیم که ما را به‌اندازه مطلوب، در معرض دید قرار می‌دهند، و همچنین کمک می‌کنند تا از تحت‌فشار قرارگرفتن توسط عوامل بیرونی دوری کنیم. ازاین‌رو رعایت اصول زیر حیاتی و الزامی است:
اول، قبل از پذیرش پروژه مطمئن شویم که با نقاط قوتمان هماهنگ است. فقط برای اینکه بتوانیم آن پروژه را تحویل دهیم، لازم نیست وقتمان را برای یادگیری مهارت‌های جدید تلف کنیم. باید فقط پروژه‌هایی را بپذیریم که شرایط لازم برای انجام آن‌ها را داریم.
دوم، بر پروژه‌هایی که انتظار می‌رود موانع کمتری در آن‌ها وجود داشته باشد، تمرکز کنیم. به‌عنوان‌مثال، از پروژه‌هایی که قادر به شناسایی ذی‌نفعان کلیدی آن‌ها نیستیم، اجتناب کنیم. چنین ابهاماتی ممکن است مانع به‌دست‌آوردن منابع موردنیاز برای ادامه‌دادن یک پروژه تا انتهای آن شوند.
سوم، وقتمان را به پروژه‌هایی اختصاص دهیم که به آن‌ها علاقه داریم. اینکه مهارت‌های لازم را داشته باشیم یک چیز است. اینکه به طور کامل توسط یک پروژه جذب شویم، تاحدی‌که برای کارکردن روی آن شور و اشتیاق داشته باشیم، چیز دیگری است. این سطح از علاقه، تضمین می‌کند که یک کار را خوب انجام
ناپلئون بناپارت: «فرصت را می‌توانم دوباره به دست آورم؛ اما زمان، هرگز.»
استراتژی اصل پارتو: درس‌هایی از خساست و ارزش واقعی دارایی‌ها
فرد خسیسی به‌خاطر اطمینان از دارایی‌هایش آن‌ها را فروخت و به‌جای آن گلوله‌ای طلا خرید و آن را درون سوراخی در زمین مخفی کرد و همواره برای بازدید به سراغ آن می‌رفت. این کار باعث ایجاد حس کنجکاوی در یکی از کارگرانش شد که به وجود گنجی در آن نقطه مشکوک شد و روزی در نبود رئیس به آنجا رفت و آن گلوله طلا را دزدید.
زمانی که مرد خسیس برگشت و سوراخ خالی را دید، بی‌قراری کرد و موهایش را کند؛ اما همسایه‌ای که شاهد این غم عجیب بود و دلیل را فهمید، گفت: «پیش‌ازاین خود را آزار مده! در عوض سنگی بردار و در همان مکان مخفی کن و تصور کن که سنگ، همان گلوله طلاست. چون تو هرگز قصد بهره‌بردن از آن طلا را نداشتی، پس این سنگ هم به‌اندازه آن
راه‌حل استراتژیک در مسیر چیرگی در رهبری
- درواقع اصل پارتو، به معنی جداکردن گندم از کاه، در تمامی زمینه‌های رهبری‌فردی، رهبری کسب‌وکار و رهبری سازمانی است. اگر رهبران آرزو دارند که مؤثر باشند، باید اولویت‌بندی کنند. باید مواد مهم را از موارد بی‌اهمیت جدا کنند و منابع خود را تخصیص دهند تا بتوانند بیشترین تأثیر را در مسیر چیرگی در رهبری داشته باشند.
- اگر یک مدیر هستید، اصل پارتو باید ستون فقرات رویکرد رهبری‌تان باشد. این اصل می‌تواند در دستیابی به نتایج فوق‌العاده کمک‌مان کند و به ما این امکان را می‌دهد که بدون اینکه خود و تیممان را فرسوده کنیم، کارکنیم. این اصل می‌تواند به معنای واقعی کلمه، سبک رهبری و مدیریتی ما را تغییر دهد و عملکرد و بهره‌وری تیممان را در فرایند انجام کار افزایش دهد.
- نتیجه درس‌آموخته مرد خسیس و گلوله طلا این است که در مسیر چیرگی بر اهداف، ارزش پول، زمان و هر چیز دیگری در زندگی‌مان مالک آن هستیم به موقعیت آن بستگی ندارد، بلکه در کاربردش است که اهمیت پیدا می‌کند.
